Hubungan Masyarakat (Public Relation) Pengeloloaan Binis Ritel

Pengertian Hubungan Masyarakat (Public Relation)

Pengertian hubungan masyarakat (public relation), akan dikemukakan oleh beberapa pendapat ahli di bidang pemasaran

Menurut Sirait dalam Suhandang (2012: 46), hubungan masyarakat merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh industri, perserikatan, perusahaan, perhimpunan, jawatan pemerintah, dan/atau organisasi lainnya, untuk menciptakan dan memelihara hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan masyarakat tertentu dan masyarakat pada umumnya, dengan maksud menyesuaikan dirinya pada keadaan sekeliling dan memperkenalkan dirinya kepada masyarakat.

Menurut Cuslip dan Center dalam Suhandang (2012: 45), public relation adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran serta komunikasikomunikasi dan gagasan-gagasan, serta pendapat dari publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakat.

Berdasarkan definisi para ahli di atas, maka definisi public relation atau humas dalam bisnis ritel bisa disimpulkan sebagai proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik sebagai input menguntungkan kedua belah pihak yaitu peritel dengan publik, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.

Karakteristik Hubungan Masyarakat (Public Relation)

Berdasarkan pengertian para ahli, dapat diperoleh karakteristik public relation (humas), yaitu:

Adanya upaya komunikasi yang bersifat dua arah

Ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik antara konsumen dan marketer.

Sifatnya yang terencana

Sifat humas (public relation) yang terencana merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain, dan menghasilkan sesuatu yang nyata.

Berorientasi pada organisasi

Dengan mencermati orientasi tersebut, syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi. Visi, misi, dan budaya organisasi merupakan materi utama humas sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.

Sasarannya adalah publik

Publik adalah suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Sasaran humas bukanlah perorangan, melainkan publik. Hal ini perlu disampaikan karena masih ada orang yang mengistilahkan humas sebagai personal relation.

Fungsi hubungan masyarakat (Public Relation)

Humas sebagai pusat informasi

Proses yang dapat digunakan dalam upaya mengubah sikap jiwa atau perilaku publik antara lain melalui mekanisme pemasaran sosial (social marketing). Mekanisme ini sudah berkembang di tanah air kita yang digunakan dalam teknik penyuluhan dalam penyampaian pesan, yang dikenal dengan rumus Komunikasi, Informasi dan Edukasi (IKE), yang telah dimasyarakat dalam rangka Program Keluarga Berencana di Indonesia.

Humas sebagai alat manajemen

Humas sebagai alat manajemen modern secara struktural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi, artinya humas bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut alias bersifat melekat pada manajemen perusahaan.

Hal tersebut menjadikan humas dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik antara organisasi/kelembagaan yang diwakilinya dan publiknya. Peranan ini turut menentukan sukse atau tidaknya visi, misi, dan tujuan bersama dari organisasi lembaga tersebut. 

Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, pejabat humas akan melakukan fungsi-fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar utamanya berperan sebagai berikut.

Communicator

Humas mampu sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak, elektronik, dan lisan (spokesperson) atau tatapan muka, dan sebagainya. Sementara itu, humas juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader (orang atau sekelompok orang yang menyampaikan pesan dengan tujuan untuk mempengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain).

Relationship

Yaitu kemamppuan humas membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dan publik internal dan eksternal, juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama, dan toleransi antar kedua belah pihak tersebut.

Back up management

Yaitu melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia, dan sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan/organisasi.

Good image maker

Humas yang dapat menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi dan reputasi, sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas humas dalam melaksanakan manajemen kehumasan.

Peran Marketing Public Relations

Peranan marketing public relations dalam upaya mencapai tujuan utama organisasi menurut Rosady Ruslan, di antaranya sebagai berikut.

a. Menumbuhkembangkan kesadaran konsuemnnya terhadap produk yang tengah dilulncurkan itu.

b. Membangun kepercayaan konsumen terhadap citra perusahaan atau menfaat (benefit) atas produk yang ditawarkan/digunakan.

c. Mendorong antusiasme (sales force) melalui suatu artikel sponsor (advertorial) tentang kegunaan dan manfaat suatu produk.

d. Menekan biaya promosi iklan komersial, baik di media elektronik, media cetak, dan sebagainya guna tercapainya efisiensi biaya.

e. Komitmen untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen, termasuk upaya mengatasi keluhan-keluhan (complain hadling) dan lain sebagainya agar tercapainya kepuasan pihak pelanggan.

f. Membantu mengampanyekan peluncuran produk-produk baru dan sekaligus merencanakan perubahan posisi produk yang lama.

g. Mengomuniakasikan terus menerus melalui media public relations tentang aktivitas dan program kerja yang berkaitan dengan kepedulian sosial dan lingkungan hidup agar tercapainya publikasi yang positif.

h. Membina dan mempertahankan citra perusahaan atau produk barang dan jasa, baik dari segi kuantitas maupun kualitas pelayanan yang diberikan kepada konsumennya.

i. Berupaya secara proaktif dalam menghadapi suatu kejadian negatif yang mungkin akan muncul di masa mendatang.

Kegiatan Publik Internal

Menurut Ruslan (2012: 23), publlik internal adalah publik yang menjadi bagian dari organisasi itu sendiri. Seorang humas harus mampu mengidentifikasi hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. Elemen publik internal meliputi.

a. Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang praktisi humas harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan, baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran dari mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan organisasi. 

Seorang humas harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Kegiatan humas untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dan paar karyawannya.

b. Hubungan dengan para manajer (manajer relations)

Kegiatan humas untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan sangat penting. Manajer adalah orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. 

Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Manajer diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, smapai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manjemen di bidangnya, bahkan mungkin di bidang umum. 

Humas harus membangun kedekatan dengan manajer agar selalu tahu kebijaakn dan informasi apa saja yang dibuat atau diperbaharui. Dengan demikian, sebagai wakil perusahaan, humas dapat menyampaikan ke masyarakat dengan tepat.

c. Hubungan dengan para pemegang saham (stockholder relations)

Kegiatan humas dalam rangka memlihara hubungan dengan para pemegang saham sangat penting, mengingat besar kecilnya modal menentukan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan pemegang saham (stockholder) ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. 

Usaha membina hubungan dengan stockholder bertujuan memajukan perusahaan. Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara:

1) Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru

Komunikasi ini akan menimbulkan kesan baik. Para pemegang saham akan merasa dihargai dan dihormati.

2) Memberikan laporan

Laporan mengenai perkembangan perusahaan merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis. Laporanini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.

3) Mengirimkan majalah organisasi

Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk mebina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham. Dengan mengirimkan majalah internal, stockholder dapat menegtahui dan mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.

4) Mengadakan pertemuan

Pertemuan secara langsung (face to face) adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkat kepercayaan. Pertemuan dapat dilakukan antara pimpinan organisasi dan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan. 

Pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan juga bisa diterapkan, misalnya acara halalbihalal, peringatan ulang tahun perusahaan, pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, dan penjualan saham baru.

d. Hubungan dengan para serikat buruh

Diartikan sebagai kegiatan dalam rangka memlihara hubungann antara pimpinan dan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah yang timbul antara keduanya. Public relations harus mengadakan tindakan preventif, yaitu mencegah timbulnya kesulitan. 

Humas pun turut ikut serta melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak.

6. Kegiatan Humas Eksternal

Menurut Suhandang (2012: 32), publik eksternal terdiri atas masyarakat, para langganan atau relasi perusahaan, para pemasok bahan baku dan penyalur hasil produksi dari perusahaan, para pembeli atau pemakai barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, orang-orang yang berpengaruh di kalangan masyarakat, organisasi masyarakat yang mempunyai kepentingan usaha dengan perusahaan, dan khalayak ramai yang berkepentingan yang bersimpati terhadap usaha perusahaan. 

Elemen publik eksternal menurut Effendy (2002: 107), sebagai berikut.

a. Hubungan dengan pemasok (supplier relations)  

Supplier relations merupakan kegiatan pemberian informasi dan laporan berkala kepada pemasok/supplier. Humas perlu menjalin relasi dengan pemasok untuk menjaga hubungan baik dan kerja sama dengan perusahaan, serta agar pemasok tetap bersedia memasok bahan baku untuk kebutuhan perusahaan.

b. Hubungan dengan media massa dan pers (press relations)

Press relations adalah kegiatan membuat kliping serta menganalisis opini publik, menyampaikan informasi dan memberikan pernyataan remi melalui media massa, menyelenggarakan jumpa pers, serta membina hubungan komunikasi dua arah dengan wartawan dan redaksi media massa. 

Hubungan dengan media dan pers merupakan alat pendukung kerja sama untuk kepentingan proses publikasi berbagai kegiatan program kerja serta kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik.

c. Hubungan dengan para pelanggan (customer relations)

Customer relations yaitu kegiatan humas dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsummen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. 

Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan konsumen yaitu pelayanan melalui iklan, karena di samping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan, hal itu juga ada keuntungannya bagi pihak konsumen yaitu mendapat masukan tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan keuntungan yang didapat jika konsumen menggunakan barang tersebut. Selain itu, kegiatan customer relations yang lain juga dapat berupa.

1) Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2) Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3) Pemberian kalender

4) Pemberian buku telepon.

5) Melakukan publisitas atau mengirimkan newsletter.

6) Memberikan informasi kegiatan periklanan.

7) Memberikan potongan harga atau promo-promo tertentu.

8) Mengadakan acara bersama pelanggan.

d. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Government relations usaha untuk memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum. Hubungan dengan instansi-instansi pemerintah (government relations), mencakup kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan hubungan komunikasi dua arah dengan instansi pemerintah. 

Kegiatan humas dimaksudkan dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Bentuk kegiatan hubungan government relations, antara lain:

1) Memberikan ucapan selamat saat bertepatandengan hari besar pemerintahan atau nasional.

2) Mengirim agenda bagi instansi pemerintah terkait.

3) Mengadakan kegiatan kesenian dan olahraga, serta mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

4) Mengundang pejebat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

5) Melakukan kegiatan lobbying secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

e. Hubungan dengan masyarakat sekitar (community relations)

Community relations yaitu kegiatan membina hubungan baik dengan masyarakat yang meliputi penduduk sekitar lokasi kantor dan lembaga.kegiatan humas seperti ini digolongkan ke dalam program CSR (Corporate Social Responsibility) perusahaan. 

Pada program etrsebut, humas bertugas mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan.

Kegiatan community relations yang dapat dilaksanakan,antara lain:

1) Memberikan beasiswa khususnya bagi anak-anak kurang mampu di sekitar perusahaan.

2) Mendirikan atau membantu pendirian sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.

3) Membantu pendirian asrama, tempat ibadah, atau panti sosial bagi mereka yang memerlukan.

4) Mengadakan pembagian makanan.

5) Membantu korban bencana alam.

f. Hubungan dengan bidang pendidikan (educational relations)

Kegiatan humas dalam rangka mengatur dan membina hubungan baikdengan lembaga-lembaga pendidikan, antara lain:

1) Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan.

2) Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah atau pesantren.

3) Memberikan beasiswa bagi siswa berprestasi atau kurang mampu.

7. Media Humas (Public Relations Media)

a. Pengertian media humas

Media humas (public relations media) adalah segala bentuk media yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang dipasarkan lebih dikenal oleh masyarakat.

Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers dikenal dengan media relations (hubungan media) atau pers relations (hubungan pers). 

Menurut Yosal Iriantara (2005: 32), media relations merupakan bagian dari public relations yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dan publik untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Media humas internal

Media humas internal yaitu suatu arana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan, dan biasanya bersifat nonkomersial. 

Penerima maupun pengirim informasi adalah orang dalam atau publik internal, terdiri atas pemimpin, anggota, pegawai, maupun unit-unit kerja yang ada di dalam perusahaantersebut. 

Menurut Linggar Anggoro (2002: 2011-2015), media komunikasi internal meliputi:

1) Media tulis, yang terdiri atas:

a) Jurnal Internal 

Jurnal internal diterbitkan oleh suatu lembaga, biasanya memuat informasi mengenai segala sesuatu yang terjadi di dalam lembaga dan khusus diperuntukkan bagi anggota lembaga tersebut, seperti:

(1) Jurnal audio, yaitu berita dapat direkam pada sebuah pita kaset yang bisa diputar ulang kapan saja oleh semua orang.

(2) Kaset video, media ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara artifisial (seolah-olah yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung).

(3) Jurnal video, yaitu suatu peristiwa atau kejadian juga dapat direkam melalui kamera video.

(4) Video perusahaan, merupakan perkembangan lebih jauh dari jurnal video yang berupa jaringan komunikasi televisi di perusahaan yang ditransmisikan melalui satelit ke berbagai cabang dan unit perusahaan.

(5) Koran elektronik, yaitu suatu jaringan komunikasi melalui komputer (komputer induk disambungkan dengan sejumlah komputer pribadi).

b) Papan pengumuman

Papan pengumuman standar dapat ditempatkan di beberapa lokasi yang ramai agar para pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam kurun waktu yang bersamaan. 

Wujudnya bisa berupa poster yang setiap saat dapat diganti atau papan permanen.

c) Literatur pengenalan/informasi

Adalah berbagai macam naskah, materi, atau buklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokok, cara kerja, fungsi-fungsi yang dijalankan perusahaan, struktur manajemen, dan aneka hal penting lainnya yang harus diketahuioleh para pegawai baru.

d) Brosur

Adalah selebaran yang berisi keterangan singkat namun lengkap tentang profil suatu organisasi atau ahan informasi tertulis.

2) Media lisan yang terdiri atas:

a) Intensif bicara

Adalah metode untuk memperoleh umpan balik dari para pegawai perusahaan dengan membuka nomor telepon khusus sehingga setiap pegawai dapat menghubungi pimpinan perusahaan atau lembaga pnedidikan secara langsung tanpa harus menempuh likaliku birokrasi perkantoran.

b) Siaran umum

Suatu metode untuk menyampaikan pesan-pesan pihak manjemen kepada segenap pegawainya dengan menggunakan sejumlah pengeras suara dan instalasi-instalasi sentral yang dilakukan secara fleksibel.

c) Obrolan langsung

Salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen dengan melakukan pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung. 

Kelebihan media ini adalah pegawai atau bawahan dapat mengajukan komentar, pertanyaan, dan menyatakan pendapat isi hatinya secara langsung.

d) Presentasi video

Perangkat audio visual dapat digunakan untuk berbagai tujuan mulai dari mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, memaparkan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan pembukaan tahunan, mengadakan rekrutmen, mendemonstrasikan kegunaan produkproduk baru, dan lain-lain.

3) Media elektronik

a) Stasiun radio

Media untuk menghubungkan antara atasan dan bawahan dengan memasang sejumlah pengeras suara di atas tiap mesin yang mampu menyiarkan program-program radio yang dibuat sendiri oleh tiap perusahaan. 

Program radio diusahakan semenarik mungkin, yang isinya dapat berupa berita-berita internal perusahaan, laporan dan komentar terhadap suatu peristiwa olahraga, permintaan lagu, hingga penyampaian pesan-pesan pribadi dari seorang pegawai dengan rekannya.

b) Jaringan telepon internal

Jaringan telepon adalah media yang digunakan untuk menyampaikan gagasan pegawai mengenai berbagai hal melalui telepon.

c. Media humas eksternal

Media humas eksternal adalah media untuk kegiatan humas yang diarahkan kepada khalayak di luar perusahaan. Fokus dari humas eksternal adalah hubungan dengan media. 

Media eksternal sangat berpengaruh besar dalam publisitas sutu organisasi yang bersangkutan.

1) Jurnal eksternal

Jurnal eksternal bukanlah sebagai suatu bentuk terbitan tentang suatu perusahaan yang dibagikan kepada pihak-pihak luar. Pihak luar tidak akan tertarik dengan masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan. Jadi, sama halnya dengan majalah atau terbitan umum, jurnal eksternal harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat  menjangkau khalayak yang dituju.

2) Media audiovisual

Ini merupakan salah satu kemajuan penting di dunia media yang harus diperhatikan oleh para praktisi humas. Tidak seperti pers, radio, dan televisi, perangkat audiovisual adalah suatu media yang bercakupan terbatas yang dimiliki dan sepenuhnya dikendalikan oleh pihak tertentu yang diarahkan kepada khalayak yang bersifat terbatas pula. 

Penerapan sistem ini memerlukan sejumlah lembaga pendukung, seperti perpustakaan film (dalam kaset-kaset video) yang sanggup menyimpan, memelihara, serta mendistribusikan kaset-kaset rekaman kepada khalayak luas.

3) Literatur edukatif

Berbeda dari literatur penjualan, literatur edukatif adalah semua bahan cetakan yang dibuat untuk menjelaskan atau mendorong penggunaan suatu produk atau jasa pelayanan, atau berbagi manfaat dan nilai dari produk tersebut.

4) Komunikasi lisan

Penyampaian suau uraian secara lisan yang juga didukung oleh peralatan audiovisual dan merupakan salah satu kegiatan humas yang penting. 

Beberapa organisasi bahkan telah mempekerjakan para pembicara secara permanen dan diberikan tugas khusus untuk menyampaikan penjelasan mengenai organisasinya di berbagai klub  dan perkumpulan masyarakat.

5) Pameran

Humas pameran adalah pelaksana fungsi-fungsi humas melalui penyelenggaraan pameran atau ekshibisi. 

Pada umumnya, pameran dagang atau pameran-pameran yang terbuka untuk umum merupakan suatu media iklan karena tujuan penyelenggaraan pameran tersebut adalah untuk memperkenalkan suatu produk kepada masyarakat agar mereka tertarik, kemudian membelinya.

6) Seminar

Penyelenggaraan suatu konferensi kehumasan mirip dengan penyelenggaraan konferensi pers. Bedanya waktu penyelenggaraan konferensi humas lebih lama, melibatkan banyak peserta atau tamu, programnya lebih ekstensif, dan tentu saja memerlukan biaya yang lebih banyak.

7) Sponsor

Sponsor adalah penyediaan dukungan finansial untuk suatu acara, subjek, kegiatan, lembaga, atau individu yang dianggap memang pantas menerimanya.